ビジネス英語のアポイントメント術｜日程調整から変更・キャンセルまで丁寧なメール表現

2月 13, 2026

海外のクライアントやパートナーとの仕事において、アポイントメント（面談・会議）をスムーズに設定することは、円滑なプロジェクト進行の要です。メールでのやり取りひとつで、あなたのプロフェッショナルな印象が決まると言っても過言ではありません。

特にビジネスシーンでは、カジュアルな表現は避け、丁寧かつ簡潔に意図を伝える必要があります。しかし、日本の敬語をそのまま英語に訳すと、回りくどくなったり、かえって失礼なニュアンスを含んでしまったりすることも。

この記事では、日程調整から変更、キャンセルまで、ビジネス英語メールでそのまま使える丁寧な鉄板フレーズを状況別に解説します。

1. アポイントメントの依頼：候補日を提示する

相手に時間を割いてもらう際、一方的な指定は避け、相手の都合を尋ねる姿勢を見せることが大切です。

基本の依頼フレーズ

「会議の時間を調整したくご連絡しました。」
- I am writing to schedule a meeting.
「ご都合の良い日時を教えていただけますか？」
- Could you please let me know your availability?

候補日を提示する表現

「来週の火曜日か水曜日の午後はいかがでしょうか？」
- How about next Tuesday or Wednesday afternoon?
「もし可能であれば、10月5日の午前10時はご都合がよろしいでしょうか？」
- Would it be possible to meet on October 5th at 10:00 a.m.?

2. 相手からの候補に返信する：確定・調整

相手から提示された日時を確認し、承諾または再調整を依頼するフレーズです。

提示された日時で確定する

「ご提示いただいた日時で問題ございません。」
- The proposed time works for me.
「その時間でアポイントメントを確定いたします。」
- I would like to confirm the appointment for that time.

日時の変更を丁寧に依頼する

「申し訳ございませんが、その時間は別件が入っておりまして。」
- I apologize, but I have a conflict at that time.
「別の時間帯をご提案いただけますでしょうか？」
- Could you please suggest another time?

3. アポイントメントの変更とキャンセル：トラブルを防ぐ

予定が変更になった場合、できるだけ早く連絡することがマナーです。

日時変更（再調整）を依頼する

「来週の会議を別の日に変更いただけますでしょうか？」
- Would it be possible to reschedule our meeting for next week?
「急用が入ってしまい、日時を変更したく存じます。」
- Something urgent has come up, and I need to reschedule our appointment.

キャンセルを依頼する

「大変申し訳ございませんが、予定をキャンセルさせてください。」
- I am very sorry, but I would like to cancel our meeting.
「また改めて日時をご相談させてください。」
- Let's reschedule for another time.

4. ビジネスメールで必須の丁寧な表現リスト

メールの印象をプロフェッショナルにするための単語と表現です。

日本語	英語表現	ニュアンス
ご都合が良い	Convenient	相手に時間を聞く時に使う
空いている	Available	「空き時間がある」という意味
都合を合わせる	Coordinate / Arrange	スケジュール調整に使う
スケジュールを確認する	Check my schedule	自分の予定を調べる時に使う
予定がぶつかる	Have a conflict	予定の重複を伝える丁寧な表現

5. メール構成のコツとチェックリスト

宛名から結びまで、ビジネスメールの標準的な構成を押さえましょう。

件名（Subject Line）: 一目で用件がわかるようにします。
- 例: Request for Meeting: [プロジェクト名]
挨拶（Greeting）: 丁寧な書き出しを意識します。
- 例: Dear Mr. [相手の姓],
用件の切り出し（Opening）: なぜメールをしたかを明確にします。
詳細（Details）: 日時や議題（Agenda）を簡潔に伝えます。
結び（Closing）: 相手への感謝や返信を求める言葉を添えます。
- 例: I look forward to hearing from you. / Best regards,

6. まとめ：丁寧な英語メールで信頼を築く

ビジネスでのアポイントメントは、ただの日程調整ではなく、信頼関係の構築そのものです。今回紹介したフレーズは、フォーマルさと親しみやすさを兼ね備えた、国際ビジネスの現場で通用する表現です。

「都合」は Available / Convenient
「変更」は Reschedule
「先約がある」は Have a conflict

これらの言葉を使いこなすことで、相手に手間をかけさせず、円滑に予定を確定させることができます。次のメールから、ぜひ活用してみてください。

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